Quelles relances automatiser en premier ?
Commencez par un cas fréquent et facile à suivre : devis sans réponse, demande client en attente d’une pièce, rendez-vous à confirmer ou prospect à recontacter. Chaque cas mérite son propre délai et son propre message. Regrouper toutes les situations dans une même séquence produit vite des relances inadaptées.
1. Mettre les demandes au même endroit
Pour chaque dossier, notez le nom du contact, le canal d’origine, la date du dernier échange, la prochaine action, la personne responsable et le statut. Une feuille de suivi peut suffire au départ ; un CRM devient utile quand plusieurs personnes travaillent sur les mêmes demandes. Le point important est de pouvoir retrouver une conversation avant de la relancer.
2. Définir des règles de déclenchement
Par exemple, après l’envoi d’un devis, un rappel interne peut être créé si aucune réponse n’est enregistrée au terme du délai choisi par votre équipe. Si le client répond, accepte ou refuse, la relance prévue doit être annulée. Les absences, dossiers déjà traités et échanges en cours doivent aussi être pris en compte.
3. Préparer un message qui reste personnel
Un brouillon peut reprendre le prénom, le service demandé et l’objet du dernier échange. Vérifiez que ces informations existent réellement et que le message convient au contexte. Pour un devis important ou une situation délicate, faites valider le texte par la personne chargée du client avant tout envoi.
4. Mesurer l’utilité du système
Suivez le nombre de dossiers sans prochaine action, les relances envoyées par erreur, le temps consacré au suivi et les réponses obtenues. Comparez ces mesures à une période précédente comparable. Le but est un suivi plus fiable, sans multiplier les messages inutilement.
Un premier essai réaliste
Choisissez un seul type de demande et quelques dossiers récents. Définissez avec l’équipe quand un rappel doit apparaître, qui vérifie le message et dans quels cas le système s’arrête. Testez d’abord en mode brouillon, puis ajustez les règles avant d’envisager un envoi automatique.
Pour préparer le suivi des devis en amont, consultez le guide sur l’automatisation des devis. Découvrez aussi la solution CRM et relances de AUTOMATIS SOLUTIONS ou le cas MAPSTONE.
Dernière mise à jour : 29 septembre 2026.